Sprawdzone sposoby archiwizowania dokumentów

Istnieją takie dokumenty, które należy przechowywać przez kilka lat, albo nawet dłużej. W ciągu roku często gromadzimy więc nieprawdopodobne stosy rozmaitych faktur, rachunków umów i gwarancji, które warto mieć przy sobie w obliczu potencjalnej kontroli ze strony Urzędu Skarbowego lub innej instytucji. Właśnie dlatego tak ważne jest utrzymanie porządku w dokumentach i odpowiednie ich przechowywanie. Sprawdź zatem jak robić to dobrze. 
 

Zanim przystąpisz do archiwizowania dokumentów, musisz je odpowiednio posegregować. 

Twoje zadanie polega bowiem na dokonaniu selekcji papierów oraz określeniu typu każdego z nich. Jednym z najbardziej efektywnych sposobów jest podział, w którym do jednego okresu przechowywania jest przyporządkowany tylko jeden typ dokumentu. Oczywiście, może istnieć kilka rodzajów dokumentów o identycznej kategorii archiwalnej. Warto natomiast unikać sytuacji, w których w obrębie jednej grupy znajdują się dokumenty o innych terminach przechowywania.

Drugim krokiem jest kwalifikacja dokumentów. Musisz bowiem określić jak długo należy przechowywać poszczególne papiery. Precyzyjne określenie terminów przechowywania dokumentów jest istotne z dwóch powodów. Trzeba bowiem uważać, aby nie zniszczyć przedwcześnie dokumentów, które należy jeszcze przez jakiś czas przechowywać. Niemniej jednak, po co magazynować rachunki czy umowy, które z czystym sumieniem można wyrzucić, żeby zrobić miejsce na nowe? Mając na uwadze te kwestie, można przystąpić do kwalifikacji. Najlepiej przeprowadzić ją w połowie archiwizacji, kiedy posiadasz już szczegółową wiedzę na temat wszystkich dokumentów. 
 

Najpowszechniej stosowane opakowania do przechowywania dokumentów to zazwyczaj pudełka kartonowe w formacie A4. Można w nich bowiem magazynować kartki w standardowym, najczęściej spotykanym rozmiarze. Do tego celu idealnie nadają się także foliowe koszulki, teczki, skoroszyty i segregatory. 

Do przechowywania dokumentów w pomieszczeniach o podwyższonej wilgotności, warto natomiast zastosować specjalistyczne kartony archiwizacyjne z pięciowarstwowej tektury. Aktualnie dostępne są w wersji z praktyczną pokrywką lub bez niej. 

Długotrwałe przechowywanie dokumentów wymaga przede wszystkim skutecznej ochrony przed wilgocią i zabrudzeniami oraz kurzem. Jeśli chcesz przechować dokumenty firmowe lub osobiste, najlepiej sprawdzi się wspomniany wyżej karton archiwizacyjny. Dlaczego warto zdecydować się na specjalistyczne opakowanie zamiast zwykłego pudełka z kartonu?

Kartony archiwizacyjne są przystosowane do składowania i transportu pojedynczych dokumentów, folderów, a nawet książek. Posiadają specjalne ergonomiczne uchwyty pomocne podczas przenoszenia opakowania oraz wzmocnione dno. Duża wytrzymałość takiego pudełka gwarantuje, że można w nim przechowywać nawet pełne segregatory, które zazwyczaj są bardzo ciężkie.
 

 Do zadań specjalnych znacznie lepiej sprawdzają się natomiast kufry archiwizacyjne. 
Pudełka tego typu są bowiem wykonane z polipropylenowych płyt kanalikowych (kartonplast lub tekpol). Jest to nowoczesny, bardzo lekki i jednocześnie elastyczny materiał, który charakteryzuje się świetną wytrzymałością mechaniczną. 

Tworzywo, z którego powstają kufry archiwizacyjne jest także całkowicie wodoodporne (kufry można magazynować w pomieszczeniach o wysokiej wilgotności) i odporne na działanie kwasów, zasad oraz większości, dostępnych na rynku, rozpuszczalników organicznych. 

Pod względem odporności na zginanie, zgniatanie czy rozrywanie, kartonplast mocno przewyższa klasyczną tekturę. Jeśli więc posiadasz dokumenty szczególnie cenne, postaw na kufry archiwizacyjne. 

Mniejsze pudła archiwizacyjne wykonane z trójwarstwowej tektury falistej, podobnie jak kartony  i kufry archiwizacyjne, także pomogą rozwiązać problem z przechowywaniem nadmiarowych ilości dokumentacji. Typowe pudło posiada trzy strony opisowe oraz trzy otwory, które w dużym stopniu ułatwiają weryfikację zawartości. Takie rozwiązanie świetnie sprawdza się do archiwizacji dokumentów znajdujących się w domu. 

Archiwizacja dokumentów to zadanie wymagające czasu i skupienia. Jeśli jednak sięgniesz po skuteczne rozwiązania, takie jak pudła archiwizacyjne, kartony z pięciowarstowej tektury czy kufry z kartonplastu, z pewnością osiągniesz sukces. 

W naszym sklepie internetowym OPAKO oferujemy szeroki asortyment opakowań do przechowywania w atrakcyjnych cenach. Sprawdź i wybierz to, czego najbardziej potrzebujesz. Jeśli nie wiesz, co sprawdzi się do archiwizacji dokumentów w Twoim domu lub w firmie – skontaktuj się z nami telefonicznie albo poprzez formularz kontaktowy. Wspólnie ustalimy plan działania, gdyż o opakowaniach wiemy wszystko!